Il ruolo di addetto al back office è molto ricercato dalle aziende in quanto le sue funzioni si applicano a tutte le sezioni aziendali: dall’ufficio acquisti al settore amministrativo, dal commerciale alle risorse umane. Per quanto gli annunci di questo tipo siano frequentissimi, non è immediatamente chiaro il tipo di lavoro a cui si riferiscono. Cerchiamo, quindi, di fare chiarezza su un termine che potrà esserti molto utile nella ricerca del lavoro che fa per te.
Fra gli annunci segnalati da Labor – Agenzia per il lavoro, ne troverai senz’altro molti dedicati alla ricerca di addetti al back office per diverse realtà lavorative. Ti ricordiamo che per trovare velocemente l’annuncio di lavoro che ti interessa puoi utilizzare i filtri di ricerca per parola chiave (es. Cameriere), per sede (es. Milano) e per area aziendale (es. Ristorazione).
È il lavoro che fa per te?
Il lavoro di back office si contrappone a quello di front office, che si svolge a diretto contatto con i clienti dell’azienda. Un addetto al back office lavora con i dati acquisiti dai colleghi del front office per catalogarli e organizzarli su un piano operativo. Si capisce, quindi, che pur stando “dietro le quinte” in ufficio, il ruolo del back office è in realtà un ingranaggio fondamentale per l’organizzazione e il corretto funzionamento dell’azienda.
Per via della natura eclettica del ruolo, le mansioni che spettano a chi svolge questo lavoro possono variare a seconda dell’unità aziendale. In ogni caso, è un lavoro che si svolge prevalentemente al computer: l’attività principale di un addetto al back office, infatti, consiste nell’acquisire dati ed inserirli (non analizzarli!) in modo corretto e preciso nei software gestionali utilizzati dall’azienda. Gli addetti al back office spesso svolgono mansioni organizzative, logistiche e segretariali come gestire le email, organizzare l’agenda aziendale, smistare le richieste, gestire l’archivio e la documentazione, mettere in ordine le fatture, elaborare preventivi e contattare i fornitori.
Requisiti
Quello dell’addetto al back office è un lavoro che richiede molta precisione e accuratezza non solo nella trasposizione dei dati a gestionale, ma anche nell’organizzazione. Può accadere, ad esempio, che gli venga richiesto di gestire l’agenda di un manager: la precisione e l’organizzazione in un compito di questo tipo sono fondamentali per non rischiare di far perdere tempo a qualcuno per via di un orario segnato male.
È sempre richiesta anche una buona competenza informatica. Non serve essere altamente specializzati, ma è bene sapere che una buona dimestichezza al computer ti permetterà non solo di utilizzare i software di gestione aziendale velocemente, ma anche di redigere report e gestire la corrispondenza per mail in modo efficiente.
La conoscenza delle lingue straniere può essere un vantaggio, soprattutto nel settore commerciale. È possibile che ti venga richiesto di gestire dati relativi ad accordi internazionali; se, invece, il lavoro si dovesse svolgere esclusivamente con dati relativi a clienti esteri e ci fosse necessità di comunicare solo in una lingua diversa dall’italiano, di solito questa esigenza è specificata nell’annuncio. In ogni caso, la conoscenza di una o più lingue straniere è qualcosa da far emergere in presenza del recruiter, perché rappresenta senz’altro un ottimo punto di forza.
Orari e periodi di attività intensa
Il lavoro di un addetto al back office solitamente segue gli stessi orari dell’azienda, ovvero orari d’ufficio. Come la maggior parte dei lavori impiegatizi, si svolge dal lunedì al venerdì, lasciando libero il weekend, momento di riposo per le aziende.
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